Perbedaan Laporan Berdasarkan Jenisnya dan Salah Satu Contoh Laporan

Pengertian Laporan

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.

Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

Prinsip – prinsip Penulisan laporan

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.

1.      Lengkap

Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap

2.      Jelas

Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif

3.      Benar / akurat

Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

4.      Sistematis

Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.

5.      Objektif

Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.

6.      Tepat waktu

Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

B. Jenis Laporan

Laporan ada dua macam,yaitu laporan hasil penelitian Ilmiah dan laporan Teknis.

1.      Laporan Ilmiah.

Laporan Ilmiah adalah laporan yang disusun melalui tahapan berdasarkan teori tertentu dan menggunakan metode ilmiah yang sudah disepakati oleh para ilmuwan (E.Zaenal Arifin,1993). Dan menurut Nafron Hasjim & Amran Tasai (1992) Karangan ilmiah adalah tulisan yang mengandung kebenaran secara obyektif karena didukung oleh data yang benar dan disajikan dengan penalaran serta analisis yang berdasarkan metode ilmiah.

2.      Laporan Teknis

Laporan tentang hal teknis penyelenggaraan kegiatan suatu badan atau instansi.Laporan teknis mengandung data obyektif tentang sesuatu.data obyektif dalam laporan teknis itu juga mengandung sifat ilmiah,tetapi segi kepraktisannya lebih menonjol.sehingga yang dimaksud dengan laporan teknis adalah suatu pemberitahuan tentang tanggung jawab yang dipercayakan,dari si pelapor (perseorangan,tim,badan,atau instansi) kepada si penerima laporan tentang teknis penyelenggaraan suatu kegiatan (E.Zaenal Arifin,1993).Dan menurut Muljanto Sumardi (1982) Dalam laporan teknik manusia menggunakan bahasa tulis untuk mengkomunikasikan gagasan,paham,serta hasil pemikiran dan penelitian.

Laporan dapat digolongkan menurut :

Adapun beberapa jenis lain laporan yaitu :

1.        Maksud pelaporan

-          Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

-          Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

-          Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

-          Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).

-          Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

2.        Bentuk Laporan

-          Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.

-          Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.

-          Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

-          Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.

-          Laporan berbentuk formulir.

-          Laporan berbentuk buku.

3.        Waktu Penyampaian

-          Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

-          Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.      

Sistematika Laporan

laporan lengkap yang lengkap, harus dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ). Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.

2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7) Kesulitan dan hambatan. Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3. Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

Contoh laporan formal

LAPORAN  RAPAT KERJA TIM PENILAI

BUKU TEKS PELAJARAN SD, SMP, DAN SMA/SMK

YANG DISELENGGARAKAN OLEH BSNP

A. PENDAHULUAN

Alhamdulillah SMP Islam Al Azhar 1 mendapat kepercayaan dari Badan Standar Nasional Pendidikan untuk mengirimkan 3 guru dalam menentukan Buku Teks Pelajaran yang layak digunakan oleh sekolah mulai dari SD sampai SMA/SMK. Setelah kami mengirimkan curriculum vitay, alhamdulillah kami memenuhi kriteria sebagai tim penilai buku teks pelajaran.

Adapun yang ditetapkan sebagai penilai buku teks pelajaran adalah Rujiman, S.Pd. (guru Bahasa Indonesia), Farikhah Afidah, S.Pd. (guru IPA), dan Sunarmi, S.Pd. (guru IPS). Kami bertiga mendapat kepercayaan untuk mengikuti Rapat Kerja Tim Penilai Buku Teks Pelajaran SD, SMP, dan SMA/SMK yang dilaksanakan di Hotel Safari Garden Bogor yang dilaksanakan pada tanggal 4 s.d. 9 Juni 2008.

B. NAMA KEGIATAN

Kegiatan ini diberi nama Rapat Kerja Tim Penilai Buku Teks Pelajaran SD, SMP, dan SMA/SMK.

C. TUJUAN KEGIATAN

Tujuan kegiatan ini adalah :

1.    Menilai buku teks pelajaran yang diajukan oleh penerbit untuk ditentukan kelayakannya.

2.    Menentukan jenis buku teks pelajaran yang memenuhi standar mutu pendidikan

D. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

Kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan rencana yaitu tanggal 4-9 Juni 2008 di Hotel Safari Garden Bogor. Akan tetapi, karena berkat kerja keras dan  profesionalisme kinerja para guru, kegiatan itu berhasil diselesaikan dalam waktu 4 hari.

E. PESERTA KEGIATAN

Peserta kegiatan terdiri atas: 200 orang guru terdiri atas guru Bahasa Indonesia, IPA, IPS, Matematika, PKn, Bahasa Inggris dari jenjang SD sampai SMA/SMK. Adapun guru – guru yang diundang berasal dari sekolah-sekolah yang ada di propinsi DKI Jakarta, Banten, dan Jawa Barat.

F. PELAKSANAAN KEGIATAN

Kegiatan Rapat Kerja Tim Penilai Buku Teks Pelajaran dibuka jam 13.00 WIB dan dihadiri oleh 250 orang guru yang terdiri atas guru Bahasa Indonesia, IPA, IPS, Matematika, dan PKn. Selain itu hadir para dosen dan profesor yang ahli di bidangnya masing-masing sebagai supervisor. Acara dibuka oleh Kepala BSNP menilai buku teks. Setiap bidang studi perjenjang diarahkan oleh 2 supervisor. Setelah acara dibuka dilanjutkan pembekalan atau penyajian materi tentang teknik menilai buku teks dilanjutkan dengan pelatihan.

Pelatihan ini dimaksudkan untuk mempersiapkan tenaga penilai yang mampu memahami kriteria teknis yang terdapat dalam instrumen penilaian dan agar penilai memiliki kemampuan menilai berdasarkan instrumen penilaian yang disusun oleh BSNP. Melalui pelatihan ini diharapkan penilai dapat memiliki pemahaman yang sama terhadap butir-butir instrumen penilaian buku teks pelajaran.

Kegiatan penilaian buku teks pelajaran dilakukan secara bertahap dengan jadwal yang sangat ketat. Tahap I jam 08.00 – 12.00 WIB, tahap II jam 14.00 – 17.00, dan tahap III jam 19.00 – 24.00 WIB. Setiap guru dikelompokkan berdasarkan mata pelajaran sesuai dengan jenjang pendidikan masing-masing. Setiap mata pelajaran rata-rata ada 400 buku dan 40 penilai yang terdiri atas dosen, ahli materi, guru, dan ahli grafika.

Apabila dalam penilaian terdapat perbedaan nilai lebih dari 2 maka dilakukan moderasi, yaitu kedua penilai guru dipertemukan untuk mempertanggungjawabkan hasil penilaiannya dan menentukan kesepakatan untuk nilai buku tersebut. Adapun butir-butir penilaiannya pun sangat kompleks sehingga kami dituntut ketelitian, kejelian, penalaran, dan berbagai kriteria yang menuntut kerja keras.

 G. HASIL KEGIATAN

Adapun hasil kegiatan Rapat Kerja Penilai Buku Teks adalah sebagai berikut:

1.    Kami bertiga berhasil menyelesaikan penilaian buku sebanyak 44 buku dengan rincian: Bahasa Indonesia SD kelas I-VI sebanyak 12 buku, IPA SD kelas I – VI sebanyak 14 buku, dan IPS SD kelas I – VI sebanyak 18 buku.

2.    Memperoleh pengalaman yang berharga menjadi penilai buku sehingga dapat memperkaya pengetahuan untuk menjadi penulis buku.

3.    Melakukan sharing penilaian buku berbagai jenjang pendidikan sehingga dapat menentukan sistematika penyajian materi  pembelajaran mulai SD sampai SMA.

4.    Dapat menularkan pengetahuan dan pengalaman kepada guru-guru dalam kegiatan MGMP sehingga dapat membantu menentukan kelayakan buku yang akan digunakan secara seragam di SMP Islam Al Azhar.

5.    Mempromosikan Al Azhar sebagai lembaga pendidikan yang dapat dibanggakan.

H. ANGGARAN BIAYA

Adapun anggaran biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan tersebut adalah biaya transportasi perjalanan sebesar Rp 500.000,00 dengan rincian biaya penggantian bensin, tol, dan tip sopir antar jemput. Hal ini dilakukan karena tidak ada kendaraan YPI yang bisa digunakan untuk mengantar dan menjemput kami.

I.    PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan ini kami sampaikan. Panitia mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada Pimpinan SMP Islam Al Azhar 1 dan YPI Al Azhar yang telah memberikan kepercayaan dan dukungan sehingga kegiatan ini terlaksana dengan baik.

Sumber :

1. https://girlycious09.wordpress.com/tag/definisi-laporan/

2. http://dewironson.blogspot.com/2013/06/definisi-laporan-dan-jenis-jenis-karya_3816.html

3. http://faizul-myblog.blogspot.com/2012/05/pengertian-laporan.html